Hoe ons team aan de slag ging met digitale complimenten

Al zes weken lang werken we van thuis uit. We hebben er samen een succes van gemaakt, van dat telewerken, en bewezen dat we heel creatief kunnen zijn in het zoeken naar oplossingen. Maar zowat iedereen is het er over eens dat dag in dag uit thuiswerken niet ideaal is. Een van de dingen die ik zelf het meest mis zijn de losse babbels tussendoor, de breaks aan de koffie-automaat. Deze momenten zijn heel geschikt om al eens een spontaan compliment uit te delen, en ook in mijn huidig team zag ik dit vaak gebeuren. Tot we in lockdown modus gingen en dit soort ongedwongen interacties quasi verdween. Afgelopen week heb ik hierover nagedacht en een alternatief uitgewerkt om dit voor een stukje te verhelpen.

Het digitale dankjewel-bord

Naar elk van mijn teamleden stuurde ik een mailtje met de uitnodiging om bedankjes uit te werken voor zijn/haar teamgenoten. Als template heb ik hen de digitale versie bezorgd van de Kudo Cards van Management 3.0. Al snel kreeg ik heel wat reacties binnen en die heb ik verzameld in een digitaal whiteboard. Ik heb hiervoor Mural gebruikt omdat dit ook breder binnen de organisatie ingezet wordt. (Er bestaan nog tools met gelijkaardige functionaliteiten, zoals bijvoorbeeld Miro, maar die heb ik nog niet uitgeprobeerd).

Dit digitale whiteboard hebben we samen overlopen aan de start van een planningsworkshop. Ieder heeft zijn eigen kaartjes toegelicht, en de complimenten die erop stonden waren deugddoend en oprecht. Iemand had zelfs de tijd genomen om via een online meme generator gepersonaliseerde kaartjes uit te werken.

Het effect

Een planningsworkshop is niet iedereen zijn favoriete bezigheid. Ik was heel blij te zien hoe de bedankjes ervoor zorgden dat onze sessie startte met een positieve vibe. Iedereen zat er blij en ontspannen bij en dat maakte dat ook de rest van de workshop heel vlot en gefocust verliep. Ik moest spontaan terugdenken aan het boek The Happiness Advantage, waarin Shawn Achor argumenteert dat positiviteit een heel belangrijke motor van succes is op het werk. Ik was al fan van het concept, en na deze praktijkervaring nog meer.

Is dat geen tijdverlies?

Vaak wordt dit soort ‘softe’ activiteiten beschouwd als tijdverlies, en moeten ze als eerste sneuvelen om plaats te maken voor ‘echt’ werk. Onterecht. Het zijn dit soort interacties die ervoor zorgen dat we echt connectie kunnen leggen met elkaar als mensen. En die connectie is de springplank naar onderling vertrouwen, vlotte communicatie en een efficiënte samenwerking. Daarom vind ik het belangrijk dat organisaties hier systematisch aandacht voor hebben. Dat hoeft niet noodzakelijk via dure jaarlijkse teambuildings. Integendeel, het is veel effectiever om op heel regelmatige basis de connectie op te zoeken door hier een kwartiertje bij stil te staan aan de start van een meeting. Of om informele interacties actief aan te moedigen, in plaats van ze te beschouwen als pauze tussen de werktijd door. Ik zie dit als een cultuurshift die al een tijdje bezig is, en waarvan ik hoop dat die zich de komende jaren nog zal doorzetten.

En tot slot…

Om in de sfeer van de bedankjes te blijven: oprechte dankjewel voor wie hier meeleest en mijn posts liket en deelt op sociale media! Dat doet me elke week opnieuw enorm veel plezier ????