De beste meetings beginnen met een check-in

Ik hou niet van duffe vergaderingen. Iemand heeft 20 slides gemaakt en een agenda om te overlopen. Af en toe komt er wat respons uit de groep, telkens vanuit dezelfde 2 hoeken. De andere aanwezigen zeggen nauwelijks iets en tokkelen wat op hun laptop. Plots is er een uur voorbij en is iedereen het eens om het er een volgende keer opnieuw over te hebben, want het is alweer tijd voor de volgende vergadering. Zucht.

De laatste jaren ben ik op zoek gegaan naar manieren om dit soort situaties te vermijden. Ik streef naar dynamische meetings, waar iedereen actief betrokken wordt, met een resultaat dat gedragen is door de groep. Dit is een van mijn favoriete technieken: een check-in vragenronde aan het begin van een meeting of workshop.

Wat is het?

Voor de start van je vergadering nodig je iedereen uit om een open vraag te beantwoorden. Bijvoorbeeld: “Hoe was je dag tot nu toe?”. Elke aanwezige geeft zijn antwoord. De anderen luisteren, en zo ga je heel de groep af.

Waarom helpt het?

Dit is uiteraard een ideale ijsbreker voor groepen die elkaar nog niet goed kennen. Maar het gaat verder dan dat en is ook nuttig voor mensen die al lang met elkaar samenwerken! Door iedereen aan het woord te laten wordt elke aanwezige “geactiveerd” en is de drempel lager om tijdens de meeting zelf iets in te brengen. Daarnaast zorgt het ook voor connectie. Iedereen heeft geluisterd naar elkaar, iedereen werd gehoord en dat zorgt automatisch voor een samen-gevoel waarbij de neuzen al een klein beetje in dezelfde richting staan.

Welke vragen gebruik ik zoal?

• Wat geeft jou energie?
• Waar kijk je naar uit dit jaar?
• Wat heeft je tot nu toe blij gemaakt dit jaar?
• Welk dier past het best bij je persoonlijkheid?
  • Leuk voor minder formele contexten en groepen die elkaar al wat beter kennen.
• Waarmee kan iemand je altijd een plezier doen?
  • Gelach gegarandeerd, goed in gestresste contexten!
• Wat houdt je bezig de laatste weken?
  • Hier komt soms iets moeilijks naar boven, bijvoorbeeld “Mijn grootmoeder is ernstig ziek en ik ga haar elke avond na het werk bezoeken”. Hoe je daar mee omgaat hangt uiteraard van de situatie en de persoon af. Ik spreek bijvoorbeeld mijn medeleven uit, en ga later met die persoon een gesprek aan. Maar in sommige situaties kan het ook beter zijn om de meeting even te laten voor wat ze is en hier even op verder te gaan.
• Met welke auto rijd je en waarom?
  • Opgelet, dit kan een potentieel toxisch topic zijn in groepen waar er een groot verschil is tussen de inkomens, of waar er frustraties zijn omdat sommigen een bedrijfswagen hebben en de anderen niet. Weg sfeer….

Tips & Tricks

• Als je een strakke timing hebt, vraag dan aan mensen om zich te beperken tot 1 woord/5 woorden/1 zin.
• Vermijd dat mensen een conversatie starten op basis van de gegeven antwoorden. Dan verwatert het hele concept.
• Wissel af en gebruik niet altijd dezelfde vragen.
• Sommigen willen heel graag iets persoonlijks delen, terwijl anderen hier minder voor openstaan. Ik geef heel vaak aan dat mensen vrij mogen kiezen om te antwoorden op privé of op professioneel vlak.
• Niet geschikt voor grote groepen. Een alternatief dat ik dan gebruik is Impromptu Networking.

Meer lezen

Op zoek naar inspiratie? Hier vind je meer dan 100 vragen die je kan gebruiken. Hier is een meer uitgebreid artikel over check-in rondes.

Photos by Natalia Ovcharenko Jules Bassoleil and TeroVesalaine on Unsplash and Pixabay