Waarom vertrouwen op de vloer ertoe doet

Ik heb ooit op een project gewerkt dat gestuurd werd vanuit een Groot Plan, en ik werd daar niet blij van. Dit Groot Plan was opgesteld door enkele mensen aan de top van het project, en was gestaafd met de nodige tabellen en grafieken. Tot in de puntjes was uitgewerkt welke taken er moesten gebeuren, hoeveel tijd ze zouden vragen, wie ze zouden uitvoeren en wanneer. Al deze gegevens werden samen gebracht en in elkaar gepuzzeld, en dankzij het betere rekenwerk werd dan een datum bepaald wanneer alles klaar zou zijn.

Klinkt als een perfect logisch, rationeel plan waar helemaal niets tegen in te brengen valt. En toch was er een probleem: geen enkele van de mensen die dit Groot Plan zouden moeten gaan uitvoeren was ervan overtuigd dat de berekeningen en tijdslijnen realistisch waren. Hun ervaring met het werk en met de complexiteit van de oefening vertelde hen dat dit geen haalbare kaart was. Enkele dapperen onder hen hebben dan ook geprobeerd om dit te signaleren bij de top van het project. Helaas stuitten ze op een volgend, en nog veel groter probleem: hun bezorgdheden werden niet serieus genomen, want ze konden niet gestaafd worden door cijfers. Hun leidinggevenden vertelden hen dat alles prima haalbaar zou zijn als iedereen een extra inspanning zou leveren. Dat er goed was nagedacht over het Grote Plan. Dat het niet geapprecieerd werd dat ze paniek zaaiden op basis van hun buikgevoel. Dat ze constructief moesten meedenken. Uiteraard was dit rampzalig voor het vertrouwen en de motivatie binnen het project. Iedereen ging met gebogen hoofd aan de slag en probeerde er het beste van te maken. Het gevolg laat zich al raden: het hele project verliep bijzonder moeizaam en inefficiënt, en de tijdslijn werd in de verste verte niet gehaald.

Deze ervaring zal mij altijd bijblijven en heeft me geleerd dat vertrouwen binnen een project cruciaal is. Als mensen die zich dagdagelijks in de materie verdiepen het gevoel hebben dat er iets mis is, dan is de kans zeer groot dat er ook daadwerkelijk iets niet onder controle is. Ook als dat niet blijkt uit de beschikbare cijfers. En ik ben niet de enige die tot die conclusie komt, heel wat mensen en organisaties denken in dezelfde richting. In het boek Range las ik bijvoorbeeld over de mislukte lancering van de Space Shuttle Challenger, die voor de ogen van pers en publiek ontplofte in 1986. Voor de lancering kwamen er vanuit NASA-werknemers waarschuwingen rond de toestand van cruciale O-ringen (die voor een luchtdichte verbinding moeten zorgen). Zij riepen op om de lancering uit te stellen en dit grondiger te onderzoeken. Helaas konden zij hun bezorgdheden niet staven met cijfers, en werden ze dus niet serieus genomen. Met het gekende resultaat: een ontplofte raket en 7 doden.

Om die reden peil ik binnen mijn projecten op regelmatige basis naar het vertrouwen van alle individuele teamleden. De eenvoudigste manier daarvoor is een vertrouwensstemming op het einde van een overleg. Ik stel de vraag ‘Wat is jullie vertrouwen dat we dit plan zullen kunnen realiseren?’ en dan geeft iedereen een score tussen 1 en 5 door vingers in de lucht te steken (of door een chatbericht te sturen tijdens een video-overleg). Nadien licht iedereen zijn score toe en bekijken we samen of we nog iets over het hoofd hebben gezien of kunnen bijsturen. Voor grotere projecten werkt dit ook: elke groep binnen het project houdt zijn eigen vertrouwensstemming, en geeft die info dan door naar het overkoepelende niveau.

Ik heb ook al geëxperimenteerd met een online mini-enquête via Google Forms, en met een soort van Darts-bord waarop mensen hun score konden markeren. Mijn ervaringen hiermee waren een stuk minder, omdat mensen er tegen op zien om dit in te vullen en het moeilijker wordt om in onderlinge conversatie meteen in te pikken op de resultaten. Ik heb ook al overwogen om de uitkomst van de stemmingen bij te houden, en zo de evolutie op te volgen doorheen de tijd en ook te kunnen rapporteren. Ik vrees een beetje dat dit het ongeremde karakter zal wegnemen, maar het is misschien wel iets waar ik in de toekomst nog mee aan de slag ga.